La facture électronique dans tous ses états: petits rappels bien utiles !

La facture électronique dans tous ses états : petits rappels bien utiles !

Dans la législation TVA, il existe deux types de factures électroniques reconnues qui ont la même valeur juridique qu’une facture papier :

• la facture électronique « ordinaire ». Il s’agit par exemple d’une facture au format PDF dont la structure et la mise en page sont libres, tant que les données obligatoires y sont indiquées.
• la facture électronique structurée. Celle-ci sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2026 pour toutes les opérations entre deux assujettis belges (B2B)

Qu’est-ce qu’une facture électronique « ordinaire » ?

Une facture électronique « ordinaire » reprend toutes les données obligatoires d’une facture et est émise et reçue sous forme électronique, quelle qu’elle soit. Il s’agit donc de la définition au sens large d’une facture électronique selon la législation TVA.

Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?

Il s’agit d’une facture électronique qui est établie, envoyée et reçue dans une forme électronique structurée. Cela permet son traitement automatique et électronique. Dans la législation TVA, il s’agit de la définition plus stricte d’une facture électronique. C’est ce type de facture qui sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2026 pour les opérations entre deux entreprises belges assujetties à la TVA (B2B).

Quel format doivent avoir les factures électroniques structurées ?

Les factures électroniques structurées doivent respecter les normes sémantiques et syntaxiques européennes EN 16931-1 et CEN/TS 16931-2 (ci-après dénommées conjointement EN16391 ou la Norme européenne).

Concrètement, cela signifie que les factures doivent pouvoir être établies au format Peppol-BIS. Cela s’applique déjà également aux opérations entre les entreprises et les pouvoirs publics (B2G).

Vous ne pouvez déroger à ceci que lorsque les deux parties sont d’accord et lorsque le format alternatif respecte également cette même norme européenne.

Comment puis-je envoyer mes factures électroniques structurées à tous mes clients et recevoir celles-ci de mes fournisseurs ?

Les factures électroniques structurées doivent systématiquement pouvoir être envoyées et reçues via le réseau Peppol.

Vous ne pouvez déroger à ceci que si les deux parties sont d’accord.

Les factures en PDF sont-elles encore légales ?

Les factures en PDF sont encore légales dans toutes les situations jusqu’au 31 décembre 2025.

À partir du 1^er janvier 2026, la facture électronique structurée sera obligatoire pour toutes les opérations entre les entreprises belges assujetties à la TVA.

Pour toutes les autres opérations, les factures en PDF resteront également valables après le 1^er janvier 2026. C’est par exemple le cas pour les opérations avec des clients particuliers (B2C) ou la facturation internationale (au sein de l’UE et hors UE).

* pour la facturation électronique avant le 1.1.2026, vous avez besoin de l’accord du destinataire. L’enregistrement sur le réseau Peppol vaut comme accord. Cela vous permet de voir par vous-même quels clients sont prêts et disposés à recevoir des factures électroniques structurées.

Les factures électroniques structurées sont-elles sécurisées ?

La sécurité des factures dépend de :

L’utilisation du réseau Peppol fournit des garanties pour le transfert sécurisé des données. L’accès au réseau est assuré par des prestataires de services certifiés. Vous pouvez comparer ceci à un réseau de télécommunications. En revanche, le canal e-mail – même s’il est très flexible – s’avère très sensible en ce qui concerne la fraude à la facture et la criminalité sur Internet (phishing, malware, ransomware …).

• la technologie utilisée ;
• les contrôles existant au sein de l’entreprise ;
• les accords conclus entre les parties prenantes.

Combien de temps dois-je conserver mes factures ?

Il n'y a pas de différence par rapport aux factures papier.

Pour le SPF Finances, vous devez conserver toutes les factures et copies de factures pendant dix ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission.

En cas de réception à la fois de factures papier et de factures électroniques, est-il possible de tout archiver sous un seul même format ?

Oui. En tant qu’entreprise, vous réaliserez plus d’économies si vous sauvegardez toutes vos factures électroniquement, tant les factures entrantes que les copies des factures sortantes. Vous pouvez facilement scanner de façon conforme les factures papier.

Puis-je archiver une facture électronique sur papier ?

D'un point de vue strictement juridique, oui, bien que cela ne soit évidemment pas recommandé, étant donné qu'une grande partie des avantages de la facturation électronique est ainsi perdue.

Comment dois-je conserver mes factures électroniques ?

Vous pouvez conserver les factures sur support papier ou électronique, quel que soit le format d’origine. Le mode de conservation doit néanmoins permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que vous devez éviter toute manipulation éventuelle des factures. De plus, vous devez garantir l’inaltérabilité des factures dès la délivrance et la réception de celles-ci et jusqu’à l’expiration du délai de conservation.

La forme ou le format des factures peuvent changer, mais uniquement lorsque l’authenticité et l’intégrité restent garanties. Vous pouvez librement choisir la manière d’apporter ces garanties.

Comment garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques, vu l’obsolescence rapide des solutions informatiques ?

Les pratiques d’entreprise pouvant évoluer durant la période au cours de laquelle ces trois conditions doivent être garanties – de la délivrance de la facture à l’expiration du délai de conservation –, la manière dont l’assujetti satisfait à ces conditions peut également évoluer.

Si l’assujetti choisit de conserver ses factures sous une autre forme ou format que la forme ou le format d’origine, il doit alors veiller à respecter les exigences d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de la facture. L’assujetti définit lui-même la manière dont il souhaite veut remplir cette obligation.

Le choix du mode d’archivage des factures est-il soumis à l’approbation préalable du SPF Finances ?

Non, vous n’avez pas besoin de l'approbation préalable du SPF Finances. Celle-ci ne se prononcera pas non plus sur le choix ou l'approbation d'un système d'archivage particulier.

Où dois-je conserver mes factures ?

A des fins de TVA, vous pouvez choisir librement le lieu de conservation des factures, à condition de pouvoir communiquer les factures au SPF Finances sans délai à toute demande de sa part. Un assujetti établi en Belgique doit toutefois conserver ses factures en Belgique, sauf s’il les conserve électroniquement en garantissant un accès complet et en ligne à ces factures en Belgique.

C’est également le cas si la taxe sur ces opérations est due en Belgique, quel que soit le lieu d’établissement de l’assujetti.

Puis-je recourir aux services d’un tiers de confiance (service provider) pour mon archivage ?

Oui.

Quelles seront les conséquences d’un problème informatique ? Comment se prémunir ?

Les conséquences sont les mêmes qu'en cas de destruction des archives papier (par exemple en cas d'incendie). Il faut donc prévoir un back-up (une simple copie de sauvegarde, par exemple).

Pour obtenir une déduction de la TVA, le SPF Finances considère que c'est l'assujetti qui doit démontrer que la facture est originale. Que risque-t-on en cas de non-respect ?

Comme pour la facture papier, le SPF Finances peut refuser le droit à déduction de la TVA si l’on ne peut démontrer que les garanties d'authenticité et d'intégrité sont remplies. Par ailleurs, une amende administrative peut être appliquée tant au client qu'au fournisseur/prestataire de service.

Quelles sont mes obligations en cas de contrôle fiscal ?

Lorsqu’un assujetti conserve, sous un format électronique garantissant un accès en ligne, les factures et copies de factures, le SPF Finances a le droit d'y accéder, de les télécharger et de les utiliser.

En outre, le SPF Finances peut également demander à l’assujetti :

· de lui communiquer les données enregistrées sur des supports informatiques sous forme lisible et intelligible ;

· d'effectuer, en présence de ses agents et sur leur matériel, des copies, dans le format qu'ils souhaitent, de tout ou partie des données ;

· d’effectuer les traitements informatiques jugés nécessaires à la vérification de l'exacte perception de la taxe.

Source : SPF Finances - FAQ