La chronique. Facture électronique et contrôle fiscal: préparez-vous!

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Elle n’est pas belle, la vie …

Facturation électronique et préparation au contrôle fiscal

A compter du 1^er janvier 2026, l'obligation de facturation électronique s'appliquera aux entreprises assujetties à la TVA, établies et immatriculées en Belgique, pour leurs transactions entre entreprises (B2B).

Certaines entreprises sont exclues de cette obligation, telles que les assujettis en faillite, les entreprises n'effectuant que des opérations exonérées (article 44 CTVA), les assujettis soumis au régime forfaitaire (en extinction au plus tard le 1er janvier 2028) et les entreprises non établies en Belgique sans établissement stable, même si elles sont enregistrées à la TVA.

Quels sont le format et le mode de transmission des factures électroniques ?

À partir du 1er janvier 2026, seules les factures électroniques structurées conformes à la norme EN 16931 (profil Peppol BIS) seront valables pour les transactions B2B.

La transmission par défaut se fera via le réseau Peppol.

Un autre canal ne sera admissible que d'un commun accord et si les deux parties restent techniquement capables d'émettre et de recevoir via Peppol.

Les formats non structurés (PDF, Word, papier) ne seront plus suffisants comme justificatifs pour l'exercice du droit à déduction.

Quelles sont les règles spécifiques à respecter ?

Les montants totaux par taux de TVA peuvent être arrondis, mais l'arrondi par ligne est interdit.

Il est également nécessaire de continuer à respecter l'ensemble des mentions obligatoires TVA, telles que la désignation, les quantités, les bases d'imposition, les numéros de TVA, etc.

Quid de la réception et du droit à déduction ?

Le client doit être en mesure de recevoir correctement des factures électroniques structurées via Peppol.

À défaut de facture électronique structurée valable, le droit à déduction de la TVA peut être refusé, même en présence d'un PDF ou d'un document papier.

Quelles sont les obligations de conservation et d’audit ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter du 1er janvier de l'année suivant leur émission.

Il est nécessaire de mettre en place un archivage électronique sécurisé et de documenter la piste d'audit (horodatage, identifiants, statuts de livraison, contrôles d'intégrité).

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

Les amendes administratives fixes sont de 1 500 € pour la première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour les suivantes.

En cas de non-émission d'une facture électronique structurée, une amende proportionnelle de 60 % à 100 % de la TVA concernée peut être appliquée.

Quelle est la perspective de l'e-reporting?

L'obligation B2B de 2026 prépare la généralisation d'un e-reporting en Belgique, avec un objectif fixé à 2028, et l'alignement avec l'initiative européenne ViDA, dont le calendrier intra-UE vise 2030 pour certains flux.

A terme, l’administration fiscale disposera donc de toute l’information en temps réel.

Comment se préparer à un contrôle TVA avec une check-list interne ?

Il ne faut pas être grand clerc pour comprendre que les premiers contrôles (après une période de tolérance annoncée de 6 mois) porteront sur l’exercice du droit de déduction et l’application des amendes qui, on l’a vu, sont lourdes pour l’émetteur ou le récipiendaire de la facture.

Préparer votre contrôle in concreto

Toute entreprise belge assujettie à la TVA serait donc bien avisée de préparer l'entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique structurée (au 1er janvier 2026) et d’anticiper les contrôles fiscaux qui en découleront par l’établissement d’une check-list interne portant notamment sur les points suivants :

1. Conformité technique et format des factures

• Vérifier que le logiciel de facturation est compatible avec le format EN 16931 / Peppol BIS.
• Tester l’émission et la réception via le réseau Peppol.
• S’assurer que les factures PDF ou papier ne sont plus utilisées comme justificatifs uniques après 2026.

2. Mentions obligatoires et qualité des données

• Désignation claire et usuelle des biens ou services.
• Quantité, prix unitaire et base imposable correctement indiqués.
• Numéro de TVA valide du client et du fournisseur.
• Respect des règles de numérotation continue et séquentielle des factures.

3. Réception et droit à déduction de la TVA

• S’assurer que chaque facture reçue est une facture électronique structurée (Peppol BIS).
• Mettre en place un flux de validation interne pour l’enregistrement des factures reçues.
• Conserver les preuves de réception (accusés Peppol).
• Vérifier que seules les factures valides sont comptabilisées pour déduction de TVA.

4. Conservation et archivage

• Conserver les factures pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l’année suivant leur émission.
• Mettre en place un archivage électronique sécurisé et accessible.
• Garantir la lisibilité et l’intégrité des factures durant toute la période de conservation.
• Documenter la procédure interne de conservation (piste d’audit fiable).

5. Procédure et tracabilité

• Etablir un manuel de procédures décrivant le flux d’émission et de réception des factures.
• Assurer une traçabilité complète entre commande, contrat, livraison et facture.
• Mettre en place des contrôles réguliers de cohérence entre factures, déclarations TVA et paiements.

6. Préparation aux contrôles fiscaux

• Simuler un contrôle TVA en interne : sélectionner un échantillon de factures et vérifier leur conformité.
• S’assurer que toutes les anomalies sont corrigées (ex. numéro de TVA erroné).
• Préparer une documentation claire à présenter à l’administration en cas de contrôle.
• Désigner une personne responsable du suivi de l’e-facturation et du contact avec l’administration fiscale.

Un assujetti averti en vaut deux …