Frais forfaitaires ou frais réels. Que choisir pour un travailleur indépendant ?

La déduction des frais professionnels représente un levier fiscal pour tout indépendant en Belgique. Deux options existent : le système des frais professionnels forfaitaire, avec calcul automatique sans que vous ayez à prouver vos frais ou la déduction des frais réels sur la base de justificatifs. Le forfait offre une simplicité administrative mais il impose un montant maximum qui varie selon votre statut. Au-delà de ce maximum absolu, chaque euro de frais non déduit peut engendrer des impôts supplémentaires. Opter d’office pour ce système n’est pas toujours la meilleure solution. Cet article identifie les seuils de bascule et vous montre dans quelles situations le forfait peut devenir une erreur coûteuse.

Frais professionnels forfaitaires en Belgique : définition et fonctionnement

Les frais forfaitaires représentent un système de déduction fiscale simplifié : l’administration applique automatiquement un pourcentage fixe sur vos revenus professionnels, sans que vous ayez à justifier vos dépenses réelles.

• Les bénéfices pour les indépendants en personne physique exerçant une activité commerciale, artisanale ou agricole,
• les profits pour les professions libérales,
• les rémunérations des dirigeants d’entreprise.

Chaque catégorie se voit appliquer un pourcentage spécifique, que nous détaillons dans la section suivante.

L’administration fiscale a instauré ce système de déduction forfaitaire pour deux raisons pratiques. D’une part, réduire la charge administrative des petits indépendants qui n’ont pas de frais professionnels importants. D’autre part, simplifier le contrôle fiscal en évitant l’examen détaillé de milliers de justificatifs.

Les montants et plafonds des frais forfaitaires

Le système forfaitaire applique des pourcentages différents selon la nature de vos revenus professionnels.

• Pour les activités commerciales, artisanales et agricoles, le forfait s’établit à 30% du bénéfice brut, plafonné à 5.750 € pour l’année de revenus 2024.
• Pour les dirigeants d’entreprise, le pourcentage tombe à 3% avec un maximum de 3.030 €.
• Les professions libérales relèvent d’un calcul plus complexe, avec des pourcentages dégressifs par tranche de revenus. Jusqu’à 7.020 € de bénéfice, vous déduisez 28,7%. Entre 7.020 € et 13.950 €, le taux passe à 10%. De 13.950 € à 23.220 €, il chute à 5%. Au-delà de 23.220 €, seuls 3% restent déductibles. Le plafond global pour les professions libérales s’arrête à 5.050 €.

Le montant maximum dépend donc de votre activité professionnelle. Les montants sont également indexés tous les ans.

Le choix entre deux options

Chaque indépendant dispose de deux options pour déduire ses frais professionnels : le forfait de frais ou les frais réels. Si vous ne déclarez rien dans votre déclaration fiscale, l’administration applique automatiquement le système forfaitaire. Il n’y a, dans ce cas, aucun justificatif à conserver. Cette simplicité administrative explique pourquoi de nombreux indépendants complémentaires ou débutants optent pour cette solution par défaut.

Les frais réels, à l’inverse, exigent que vous justifiiez chaque dépense par des factures, reçus ou notes de frais. Vous devez conserver ces documents pendant minimum 7 ans et indiquer le montant total dans votre déclaration. Cette approche demande plus de rigueur administrative mais elle présente l’avantage de ne pas limiter la déduction de vos frais professionnels.

Les deux systèmes ne peuvent jamais être combinés pour une même catégorie de revenus. Vous devez choisir : soit forfait, soit frais réels. Vous pouvez néanmoins changer de méthode d’une période imposable à l’autre selon ce qui vous avantage le plus. Par exemple, un consultant peut déduire ses frais réels l’année X (année avec investissements importants), puis revenir au forfait l’année suivante si ses dépenses diminuent.

A noter d’ailleurs que l’administration fiscale applique automatiquement la formule la plus avantageuse pour vous : si vous déclarez vos frais réels mais que le forfait calculé s’avère supérieur, le fisc retiendra le forfait sans intervention de votre part.

Le test des 3 questions

Trois situations rendent les frais réels presque systématiquement plus avantageux que le forfait. Nous les prenons d’ailleurs en considération lorsque nous analysons les résultats financiers de nos clients. Trois questions simples donc, à utiliser sans modération pour chaque exercice d’imposition. Et si vous répondez « oui » à au moins deux de ces questions, dans ce cas, les frais réels sont probablement votre meilleure option.

Vos frais de voiture dépassent-ils 4.000 € par an ?

Si vous utilisez une voiture professionnelle, vos frais réels incluent l’amortissement du véhicule, le carburant, l’entretien et les assurances. La déductibilité varie selon les émissions de CO2 et la date d’achat du véhicule.

Avez-vous un bureau ou un local professionnel ?

Un bureau à domicile vous permet de déduire une quote-part de vos charges fixes. Si votre espace professionnel représente 15% de votre superficie totale, vous déduisez 15% de vos frais d’électricité, de chauffage, d’eau, d’internet et du précompte immobilier. Ajoutez-y le mobilier de bureau, l’équipement informatique et les assurances professionnelles… et vous dépassez rapidement le plafond forfaitaire.

Vos investissements annuels sont-ils significatifs ?

Les investissements s’amortissent sur plusieurs années. Ces investissements ne peuvent pas être intégrés dans le forfait.

Tableau comparatif : exemple d’un dirigeant d’entreprise

Profil : Dirigeant d’une SRL, rémunération brute de 75.000 €, cotisations sociales de 15.800 €

Frais professionnels réels annuels

• Voiture (amortissement + carburant + entretien) : 8.500 € (déductible à 70% = 5.950 €)
• Bureau à domicile (15% des charges) : 620 €
• Matériel informatique et amortissement : 1.200 €
• Frais de téléphone et internet (part professionnelle) : 580 €
• Formation et séminaires : 1.800 €
• Assurances professionnelles : 650 €
• Restaurant d’affaires : 1.100 € (déductible à 69% = 759 €)
• Total frais réels déductibles : 9.759 €

​Le forfait pour dirigeant d’entreprise est fixé à 3% du revenu brut après cotisations sociales, plafonné à 3.030 €. Calcul : (75.000 – 15.800) x 3% = 1.776 € ​​​

​Impact fiscal comparé

​*Taux marginal indicatif pour ce niveau de revenu

Conclusion : En optant pour les frais réels, ce dirigeant économise 3.831 € d’impôts par an. Sur 5 ans, la différence atteint 19.155 €. Plus votre rémunération augmente, plus l’écart entre forfait (plafonné à 3.030 €) et frais réels se creuse, rendant l’option des frais réels quasi-incontournable au-delà de 80.000 € de revenus.

Les situations où le forfait est insuffisant

Professions avec frais structurels élevés

Prenons le cas d’un architecte, exemple type de profession qui supporte souvent des charges fixes importantes. Avec un bureau loué (1.200 €/mois), deux collaborateurs occasionnels, des logiciels spécialisés et un véhicule, les frais réels annuels atteignent facilement 25.000 €. Le forfait plafonné à 5.050 € pour une profession libérale lui fait perdre la déduction de 19.950 €, soit environ 9.000 € d’impôts supplémentaires par an.

Seuils d’investissement qui rendent le forfait désavantageux

Tout investissement significatif en début d’activité ou lors d’une phase de croissance rend le forfait inadapté. L’achat d’un véhicule professionnel à 35.000 € génère 7.000 € d’amortissement annuel sur 5 ans. Ajoutez-y du matériel informatique, l’aménagement d’un bureau et vous dépassez le forfait dès la première année. Ces investissements continuent à s’amortir sur plusieurs années, période pendant laquelle vous subissez la limitation du forfait.

Présence d’un véhicule professionnel ou d’un local

Un véhicule utilisé à 80% à titre professionnel avec 15.000 km par an peut générer entre 6.000 et 10.000 € de frais déductibles (amortissement, carburant, assurance, entretien). Un local professionnel indépendant ou un bureau à domicile représentant 15% de la surface totale d’une habitation permet de déduire 15% des charges fixes. Dans ce type de situation, le forfait sera bien souvent dépassé.

Les opportunités fiscales manquées avec le forfait

Déductions majorées pour investissements

À partir de 2025, les indépendants et PME peuvent bénéficier d’une déduction majorée de 40% sur certains investissements durables (panneaux solaires, isolation, véhicules électriques, équipements économiseurs d’énergie). Pour les investissements numériques, la déductibilité de base passe à 20%. Cette déduction s’ajoute à l’amortissement normal.

Optimisation du véhicule professionnel

Le forfait ne tient pas compte de la réalité économique de votre véhicule. Si vous optez pour les frais réels, vous déduisez l’amortissement du véhicule, le carburant, l’assurance, l’entretien et les réparations selon le pourcentage de déductibilité lié aux émissions CO2.

Amortissements immobiliers ou matériels

Les investissements durables s’amortissent sur plusieurs années : 3% par an pour un immeuble de bureaux, 20% pour une voiture, 33% pour du matériel informatique. L’achat d’un bien immobilier commercial de 200.000 € permet d’amortir 6.000 € par an pendant 33 ans. Sur la durée de l’amortissement, le forfait vous coûte des dizaines de milliers d’euros en déductions non utilisées.

Les avantages et limites des frais forfaitaires en résumé

Les avantages réels du système forfaitaire

1. Simplicité administrative : pas de justificatifs à conserver
2. Gain de temps : pas de comptabilisation détaillée
3. Prévisibilité : vous connaissez votre déduction à l’avance
4. Sécurité : moins de risques lors d’un contrôle fiscal

Mais le forfait a ses limites

• Le plafonnement qui pénalise les revenus plus élevés
• L’inadéquation pour certaines professions
• Le coût d’opportunité des déductions non utilisées

Chaque situation est bien sûr différente : secteur d’activité, niveau de revenus, charges fixes, investissements… C’est pourquoi le choix entre frais forfaitaires et frais réels doit toujours se faire après une analyse personnalisée. Notre bureau comptable vous aide à identifier la formule la plus avantageuse en tenant compte de plusieurs paramètres tels que votre chiffre d’affaires, votre régime de travail ou encore vos frais professionnels actuels et futurs.​