Recrutement d’étudiants et de flexi-jobistes: un nouvel outil pour sécuriser l’accès aux données sociales

L’Office national de sécurité sociale (ONSS) a récemment lancé un nouvel instrument numérique à destination des employeurs : la consultation des données du citoyen. Ce dispositif s’inscrit dans une logique de rationalisation administrative, au service d’un recrutement plus rapide et conforme aux règles, tant pour les jobs étudiants que pour les flexi-jobs.

Ce billet d’analyse, à destination des experts-comptables et responsables RH, présente les contours fonctionnels et juridiques de ce nouvel outil, ainsi que les bonnes pratiques à adopter dans le cadre de son utilisation.

1. Contexte : des régimes encadrés par des conditions strictes

Avant de recruter un étudiant ou un flexi-jobiste, l’employeur est tenu de s’assurer que les conditions d’accès au régime sont bien remplies :

Jusqu’ici, la vérification reposait sur des documents transmis par le candidat : fiches de paie, attestations d’occupation, extraits Dimona… sources souvent incomplètes ou difficilement vérifiables en temps réel.

2. Objectif de l’outil : fiabilité, rapidité, respect de la vie privée

Le nouveau service en ligne de l’ONSS — « Consultation des données du citoyen » — permet désormais à l’employeur d’accéder, sous conditions, à des données sociales fiables, directement issues des banques de données officielles de la sécurité sociale.

L’outil répond à trois objectifs :

• Simplifier les démarches administratives liées au recrutement ;
• Garantir la conformité réglementaire (heures d’étudiant disponibles, antériorité professionnelle pour les flexi-jobs) ;
• Respecter le RGPD, via un système d’autorisation expresse du travailleur concerné.

3. Conditions d’accès et limites temporelles

L’accès aux données est conditionné par l’accord du candidat. Ce dernier garde le contrôle sur ses informations :

? Exemple : un employeur qui souhaite engager un étudiant pour un mois en juillet peut consulter via l’application si ce dernier a encore des heures disponibles, à condition qu’il ait donné son accord préalable.

4. Implications pratiques pour les employeurs et conseillers

Ce dispositif facilite grandement le travail des gestionnaires de paie, experts-comptables et secrétariats sociaux. Il réduit les risques d’erreurs ou d’application incorrecte du régime, et évite des régularisations coûteuses (ONSS, fisc, sanctions administratives…).

Bonnes pratiques à mettre en place :

• Intégrer l’usage de l’application dans la procédure d’engagement pour les profils concernés ;
• Informer le candidat sur ses droits et sur le fait que l’accès est révocable à tout moment ;
• Archiver les preuves d’autorisation, au cas où un contrôle devrait être justifié a posteriori ;
• Vérifier périodiquement l’évolution des droits (par exemple, pour un jobiste engagé sur plusieurs périodes étalées).

Tableau de synthèse : atouts et règles du nouvel outil ONSS

Recommandations pour les professionnels du chiffre

✔️ Sensibilisez vos clients employeurs à l’existence de cet outil, encore méconnu mais déjà opérationnel.

✔️ Encouragez l’intégration de l’outil dans les processus RH, en particulier pour les secteurs qui recrutent massivement des étudiants ou des profils en flexi-jobs (horeca, commerce de détail, événements…).

✔️ Veillez à la documentation du consentement, en conformité avec les obligations du RGPD.

✔️ Anticipez les situations mixtes, comme les étudiants-flexi-jobistes, où la double vérification peut s’avérer utile.

Sources

ONSS, Service Public Fédéral : portail socialsecurity.be

Programme e-Gov 3.0, plateforme intégrée de consultation citoyenne