Circulaire 2025/C/70 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen

De Algemene Administratie van de Fiscaliteit – Personenbelasting publiceerde op 27/10/2025 de Circulaire 2025/C/70 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen.

Bedragen van toepassing vanaf 01.08.2025 en verduidelijkingen inzake de minimumduur van een buitenlandse dienstreis en de dagen van vertrek en terugkeer.

BIJLAGE: 2

Inhoudstafel

I. Inleiding

II. Bespreking

1. Algemeen

2. Nieuwe bedragen dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen

3. Verduidelijking minimumduur buitenlandse dienstreis

4. Verduidelijking dagen van vertrek en terugkeer

III. Inwerkingtreding

IV. Bijlagen

I. Inleiding

1. Forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, zijn een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer zij niet meer bedragen dan de 'dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen' die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking per land vastlegt.

Voor buitenlandse dienstreizen gaat het hierbij om de bedragen van 'categorie 1', voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen om de bedragen van 'categorie 2' (1).

(1) Circulaire 2023/C/61 van 19.06.2023.

2. Het ministerieel besluit van 14.07.2025 (2) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking stelt vanaf 01.08.2025 nieuwe dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vast.

(2) Ministerieel besluit van 14.07.2025 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen (BS 01.08.2025 – Numac: 2025005855).

Die nieuwe bedragen, van toepassing vanaf 01.08.2025, zijn toegevoegd als bijlage 1 bij deze circulaire.

3. Deze circulaire brengt daarnaast enkele verduidelijkingen aan inzake:

- de vereiste minimumduur van een buitenlandse dienstreis

- de vergoedingen die voor de dagen van vertrek en terugkeer van de opdracht in het buitenland als kost eigen aan de werkgever of vennootschap kunnen worden beschouwd.

Die bepalingen zijn van toepassing vanaf 01.01.2025.

II. Bespreking

1. Algemeen

4. Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun werkgever of vennootschap een opdracht in het buitenland verrichten, worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever of vennootschap.

Wanneer een onderneming aan haar werknemers en bedrijfsleiders in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen die vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een niet-belastbare terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt.

5. Wat betreft de buitenlandse dienstreizen (3), kunnen de bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 1, onder bepaalde voorwaarden worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap.

(3) Onder dienstreis in het buitenland wordt verstaan, een opdracht van korte duur in het buitenland, meer bepaald van maximum 30 kalenderdagen.

6. Wat betreft de beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, kunnen de bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld per land voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot categorie 2, onder bepaalde voorwaarden worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap.

7. De voorwaarden en het belastingstelsel van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen die worden toegekend voor dienstreizen in het buitenland en voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen, worden gedetailleerd besproken in de circulaire 2023/C/61 van 19.06.2023.

Een schematisch overzicht van de voorwaarden met betrekking tot de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen is toegevoegd als bijlage 2 bij deze circulaire.

2. Nieuwe bedragen dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen

8. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking heeft met het ministerieel besluit van 14.07.2025 (4) nieuwe dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld.

(4) Ministerieel besluit van 14.07.2025 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen (BS 01.08.2025 – Numac: 2025005855).

9. Die nieuwe bedragen, van toepassing vanaf 01.08.2025, zijn toegevoegd als bijlage 1 bij deze circulaire.

3. Verduidelijking minimumduur buitenlandse dienstreis

10. Voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal, werd bepaald dat het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding (categorie 1) als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking werd genomen wanneer de afwezigheid minimum 10 uren bedroeg (5).

(5) Randnr. 9, tweede streepje, van de circulaire 2023/C/61.

Er wordt verduidelijkt dat die minimumduur van 10 uren niet langer wordt vereist vanaf 01.01.2025.

11. Voorbeeld

Anna maakt in opdracht van haar werkgever een dienstreis naar Nederland, waar zij haar werkgever zal vertegenwoordigen op een conferentie in Breda. Zij vertrekt op dinsdag 26.08.2025 om 8u vanuit Antwerpen (haar vaste plaats van tewerkstelling). Zij keert diezelfde dag meteen na haar opdracht terug en komt om 17u30 opnieuw aan in Antwerpen. Zij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).

In dit voorbeeld mag een vergoeding van 103 euro als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt.

4. Verduidelijking dagen van vertrek en terugkeer

12. Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, en voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen, werd bepaald dat voor de dagen van vertrek en terugkeer 50 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking werd genomen (6). Op die halve dagvergoedingen moesten geen procentuele verminderingen worden toegepast (7).

(6) Randnr. 20 van de circulaire 2023/C/61.
(7) Worden hier bedoeld, de procentuele verminderingen die worden toegepast op de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten - zie randnr. 18 van de circulaire 2023/C/61.

13. Er wordt verduidelijkt dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding niet langer moet worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer.

Op de 'volledige' verblijfsvergoedingen voor de dagen van vertrek en terugkeer moeten wel procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.

Deze bepalingen zijn van toepassing vanaf 01.01.2025.

Voorbeelden

14. Voorbeeld 1

Koen maakt in opdracht van zijn werkgever een dienstreis naar Parijs. Hij vertrekt op maandag 01.09.2025 vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) en keert terug op donderdag 04.09.2025. Hij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).

De volgende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt: 4 dagen x 95 euro/dag = 380 euro.

Toelichting:

- De bedragen van categorie 1 zijn van toepassing aangezien het een buitenlandse dienstreis betreft.

- Voor Frankrijk bedraagt het maximumbedrag van categorie 1 vanaf 01.08.2025 95 euro per dag. Dit maximumbedrag moet niet meer worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer.

15. Voorbeeld 2

Lara wordt door haar werkgever uitgezonden naar Spanje en Portugal voor het uitvoeren van een marktonderzoek. Zij vertrekt op 01.09.2025 vanuit Brussel (haar vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje waar zij verblijft in Madrid. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.

Op 21.09.2025 reist zij door naar Portugal waar zij in Lissabon verblijft. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 09.10.2025 is zij terug in België.

Zij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).

De volgende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt:

- 21 dagen (01.09.2025 t.e.m. 21.09.2025) x (45 euro – 45 % (45 euro)) = 519,75 euro

- 18 dagen (22.09.2025 t.e.m. 09.10.2025) x 43 euro = 774 euro

- Totaal: 1.293,75 euro.

Toelichting:

- De bedragen van categorie 2 zijn van toepassing aangezien het een beroepsmatig verblijf in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen betreft.

- Voor Spanje bedraagt het maximumbedrag van categorie 2 vanaf 01.08.2025 45 euro per dag. Er moet geen halvering worden toegepast voor de dag van vertrek (01.09.2025). Het maximumbedrag moet wel worden verminderd met 45 % aangezien de kosten voor het diner vervat zijn in de door de werkgever ten laste genomen huisvestingskosten. Bij een dienstreis waarbij verschillende landen worden aangedaan, is de plaats van de laatste overnachting determinerend voor het volgende etmaal. Voor 21.09.2025 is dus het Spaanse bedrag van toepassing (totaal: 21 dagen).

- Voor Portugal bedraagt het maximumbedrag van categorie 2 vanaf 01.08.2025 43 euro per dag. Hierop moet geen procentuele vermindering worden toegepast. Er moet ook geen halvering worden toegepast voor de dag van terugkeer. Het Portugese bedrag mag dus ten belope van 100 % worden toegekend vanaf 22.09.2025 t.e.m. 09.10.2025 (totaal: 18 dagen).

III. Inwerkingtreding

16. De nieuwe bedragen gepubliceerd door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking zijn van toepassing vanaf 01.08.2025.

17. De in deze circulaire onder randnummers 10 tot en met 15 besproken bepalingen inzake de vereiste minimumduur van een dienstreis en inzake de dagen van vertrek en terugkeer, zijn van toepassing vanaf 01.01.2025.

IV. Bijlagen

18. Bijlage 1: de lijst van de dagelijkse forfaitaire vergoedingen van categorie 1 en categorie 2, vastgesteld per land door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en van toepassing vanaf 01.08.2025.

Bijlage 2: geactualiseerd schematisch overzicht van de forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen (zoals van toepassing vanaf 01.01.2025).